Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten über diesen Online-Shop ist:

EnergyCharge Nova AG
Lettenstrasse 9
6343 Rotkreuz
Schweiz
info@energycharge.ch
+41 41 539 13 45

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Online-Shop unter shop.energycharge.ch. Für unsere Website energycharge.ch gilt eine eigene Datenschutzerklärung, weil dort teilweise andere Dienste zum Einsatz kommen.

Der telefonische Kontakt und die Bearbeitung von Serviceanfragen sind in beiden Erklärungen gleich beschrieben, weil sie unabhängig davon gelten, über welchen Weg Sie zu uns gelangt sind.

Der Shop richtet sich ausschliesslich an Unternehmen. Wir bearbeiten deshalb überwiegend Daten von Kontaktpersonen in ihrer beruflichen Funktion.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Bestands- und Firmendaten
Firmenname, Kundentyp, Vor- und Nachname der Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, UID beziehungsweise MWST-Nummer, Rechnungs- und Lieferadresse, Angaben zum Unternehmensstandort und die vereinbarten Zahlungskonditionen.

Daten aus der Registrierung als Fachpartner
Die im Antragsformular gemachten Angaben einschliesslich Ihrer Freitextbeschreibung zum Vorhaben. Diese Angaben dienen der Prüfung, ob ein Geschäftskonto eröffnet wird. Erst mit der Freischaltung werden Preise und die Bestellfunktion für Sie sichtbar.

Daten aus Offertenanfragen
Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die von Ihnen zusammengestellten Produkte samt Mengen und Positionsbemerkungen sowie Ihre Beschreibung des Vorhabens.

Bestell- und Abwicklungsdaten
Bestellinhalt, Bestellnummer, Beträge, Steuern, Versandart und Versandkosten, Lieferadresse, Zahlungsstatus, Fälligkeiten sowie die zugehörige Korrespondenz.

Zahlungsdaten
Die Zahlung erfolgt ausschliesslich per Vorauskasse beziehungsweise Rechnung mit Banküberweisung. Wir setzen keinen Zahlungsdienstleister ein und erheben keine Kreditkartendaten. Im Shop wird lediglich der Zahlungsstatus geführt; Ihre Bankverbindung wird uns durch die Zahlung bekannt und fällt bei der Rechnungsstellung an.

Daten aus telefonischem Kontakt und Serviceanfragen
Tonaufnahme und Transkript telefonischer Gespräche mit unserem Sprachassistenten, Ihre Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, die im Gespräch erfragten Kontaktangaben sowie die daraus automatisch erstellte Zusammenfassung. Einzelheiten dazu in den Abschnitten 5 und 6.

Technische Daten
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Angaben zu Browser, Gerät und Betriebssystem, Referrer sowie Protokolldaten des Betriebs.

Cookies
Für den Betrieb notwendige Cookies für Warenkorb, Anmeldung, Spracheinstellung und Sicherheit. Zusätzlich setzt unsere Shop-Plattform Cookies zur Besuchs- und Sitzungsmessung, aus denen unsere Shop-Statistik entsteht. Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren; ohne die notwendigen Cookies ist eine Anmeldung und Bestellung nicht möglich.

Bei Anfragen und Bestellungen sind die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben erforderlich. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

4. Zu welchen Zwecken wir bearbeiten

• Prüfung von Registrierungsanträgen und Eröffnung von Geschäftskonten einschliesslich Festlegung der Preis- und Zahlungskonditionen
• Bearbeitung von Offertenanfragen sowie Erstellung und Versand von Offerten
• Abwicklung von Bestellungen: Auftragsbestätigung, Beschaffung, Versand, Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung
• Kommunikation mit Ihnen, Beratung und Bearbeitung von Gewährleistungs- und Serviceanliegen
• Entgegennahme und Bearbeitung telefonischer Anfragen, auch ausserhalb unserer Geschäftszeiten
• Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung des Shops einschliesslich Missbrauchsvermeidung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
• Auswertung der Shop-Nutzung in aggregierter Form zur Verbesserung des Angebots

Wir bearbeiten Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Vorbereitung eines Vertragsabschlusses, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie aufgrund unseres überwiegenden Interesses am sicheren Betrieb des Shops.

Wir setzen Ihre Daten nicht für Werbung Dritter ein. Nach abgeschlossenen Bestellungen können wir Sie um eine Bewertung bitten. Jede solche E-Mail enthält einen Abmeldelink; Sie können der Zusendung auch jederzeit direkt bei uns widersprechen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen.

5. Telefonischer Kontakt und Sprachassistent

Unter der Telefonnummer, die wir im Shop und in unseren E-Mails angeben, erreichen Sie zunächst uns persönlich. Nehmen wir nicht ab, wird der Anruf an einen KI-gestützten Sprachassistenten weitergeleitet, der Ihr Anliegen aufnimmt. Zu Beginn dieses Gesprächs werden Sie darauf hingewiesen, dass es aufgezeichnet und von einem KI-Assistenten geführt wird. Möchten Sie das nicht, schreiben Sie uns stattdessen an info@energycharge.ch.

Was dabei bearbeitet wird

Aufgezeichnet werden die Tonaufnahme des Gesprächs und ein automatisch erstelltes Transkript. Dazu kommen die technischen Verbindungsdaten des Anrufs — Ihre Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer.

Aus dem Gespräch werden automatisch eine Zusammenfassung des Anliegens, die behandelten Themen sowie eine Einschätzung des Gesprächsverlaufs erstellt. Diese Auswertung dient uns dazu, Anliegen richtig zuzuordnen und unseren Service zu verbessern.

Führt Ihr Anliegen zu einem Vorgang, fragt der Assistent im Gespräch nach Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. Diese Angaben verwenden wir, um Ihnen eine Bestätigung zuzustellen und Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Wer daran beteiligt ist

Die Telefonverbindung stellt die Twilio Inc., San Francisco, USA, über ihre irische Gesellschaft bereit. Ein Teil der Verbindungsdaten wird dabei in Irland bearbeitet, ein Teil in den Vereinigten Staaten.

Das Gespräch führt und wertet die ElevenLabs Inc., New York, USA, aus. Für die Auswertung setzt der Dienst ein Sprachmodell der Google LLC ein.

Führt das Gespräch zu einem konkreten Anliegen, legt der Assistent daraus einen Vorgang in unserem Helpdesk an — dazu der nächste Abschnitt. In den Vorgang fliessen Ihre Kontaktangaben, die Zusammenfassung Ihres Anliegens sowie die automatisch ermittelten Merkmale ein: das erkannte Anliegen, die Gesprächssprache und eine Einschätzung des Gesprächsverlaufs. Weder die Tonaufnahme noch das Transkript werden übertragen. Über den angelegten Vorgang erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Wie lange die Daten bleiben

Tonaufnahme und Transkript werden nach sechzig Tagen automatisch gelöscht. Was danach bleibt, ist der Vorgang im Helpdesk mit Ihrem Anliegen — für diesen gelten die Fristen in Abschnitt 9.

6. Bearbeitung von Serviceanfragen

Für die Bearbeitung von Serviceanfragen setzen wir die Helpdesk-Software der Zendesk, Inc., San Francisco, USA, ein. Unsere Instanz wird im Rechenzentrum Frankfurt am Main betrieben; Ihre Daten werden damit innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert.

Im Helpdesk bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktangaben, Ihre bevorzugte Sprache und die Beschreibung Ihres Anliegens sowie den weiteren Schriftwechsel dazu. Stammt der Vorgang aus einem Telefongespräch, kommen die im vorigen Abschnitt genannten Merkmale hinzu. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem Zugang, über den Sie Ihre Anfragen einsehen und ergänzen können.

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auftragsbearbeiter bearbeiten Daten ausschliesslich nach unserer Weisung.

• Shopify International Ltd., Irland, und Shopify Inc., Kanada — Betrieb der Shop-Plattform, Hosting, Kundenkonten, Kassenprozess, Versand transaktionaler E-Mails und Shop-Statistik. Bearbeitet werden sämtliche im Shop anfallenden Daten.
• TIPO Team Co., Ltd. («Samita»), Hanoi, Vietnam — Erfassung und Verwaltung von Offertenanfragen sowie Steuerung der Preisanzeige. Bearbeitet werden die Angaben aus dem Anfrageformular und die angefragten Produkte.
• Helvy Sàrl, Neuchâtel, Schweiz, und bexio AG, Schweiz — Erstellung von Offerten und Rechnungen sowie Abgleich des Zahlungsstatus. Bearbeitet werden Firmen- und Kontaktdaten, Adressen, Bestellpositionen, Beträge und Zahlungsstatus.
• Twilio Inc., San Francisco, USA, über ihre irische Gesellschaft — Bereitstellung der Telefonverbindung. Bearbeitet werden Rufnummer und Verbindungsdaten.
• ElevenLabs Inc., New York, USA — Betrieb des Sprachassistenten sowie Transkription und Auswertung der Gespräche. Bearbeitet werden Tonaufnahme, Transkript und die daraus erstellte Auswertung. Für die Auswertung wird ein Sprachmodell der Google LLC eingesetzt.
• Zendesk, Inc., San Francisco, USA — Helpdesk für Serviceanfragen, betrieben im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Bearbeitet werden Name, Kontaktangaben, Sprache, Anliegen und Schriftwechsel.
• Trustpilot A/S, Dänemark — Bewertungen und Versand von Bewertungseinladungen. Bearbeitet werden Name, E-Mail-Adresse und Bestellbezug.
• Shop Circle Ltd., London, Vereinigtes Königreich — Erstellung von Lieferscheinen und Belegen. Bearbeitet werden Bestell- und Adressdaten.
• Transport- und Speditionsunternehmen — Zustellung und Avisierung. Bearbeitet werden Name, Lieferadresse und Kontaktangaben für die Avisierung.
• Treuhand, Revision, Rechtsberatung sowie Behörden — Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit erforderlich.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Unsere Shop-Plattform wird von einem Anbieter mit Sitz in Irland betrieben; die Bearbeitung erfolgt auch durch Konzerngesellschaften in Kanada und in den Vereinigten Staaten. Weitere Anwendungen bearbeiten Daten im Vereinigten Königreich und in Dänemark. Die Anwendung für Offertenanfragen wird von einem Anbieter mit Sitz in Vietnam bereitgestellt.

Die Erstellung von Offerten und Rechnungen erfolgt vollständig in der Schweiz. Unsere Helpdesk-Software wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben; die dort erfassten Daten bleiben im Europäischen Wirtschaftsraum.

Für Irland, Dänemark, das Vereinigte Königreich und Kanada hat der Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt; Bekanntgaben dorthin bedürfen keiner zusätzlichen Massnahmen.

In die Vereinigten Staaten werden Daten in drei Fällen bekanntgegeben: durch den Betrieb der Shop-Plattform, durch den Anbieter unseres Sprachassistenten sowie durch den Anbieter der Telefonverbindung, der einen Teil der Verbindungsdaten dort bearbeitet. In allen drei Fällen stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der jeweiligen Datenbearbeitungsverträge, die ausdrücklich an das schweizerische Datenschutzgesetz und die Zuständigkeit des EDÖB angepasst sind.

Die Bekanntgabe der Angaben aus Offertenanfragen an unseren Dienstleister in Vietnam steht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Vorbereitung oder Abwicklung eines Vertrags und betrifft ausschliesslich Daten der anfragenden Person selbst. Sie stützt sich auf Artikel 17 des Datenschutzgesetzes. Auf Anfrage geben wir Auskunft darüber, auf welcher Grundlage eine Bekanntgabe an einen bestimmten Dienst erfolgt.

9. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben.

• Geschäftsunterlagen einschliesslich Bestellungen, Offerten und Rechnungen: zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
• Kundenkonten und Firmendaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten
• Angaben aus Offertenanfragen, die nicht zu einer Geschäftsbeziehung führen: in der Regel 24 Monate
• Angaben aus abgelehnten Registrierungsanträgen: in der Regel 12 Monate
• Tonaufnahmen und Transkripte telefonischer Gespräche: sechzig Tage
• Vorgänge im Helpdesk: so lange, wie es die Bearbeitung und eine allfällige Anschlusskommunikation erfordern; für geschäftliche Korrespondenz gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
• Protokoll- und Sicherheitsdaten: entsprechend den Aufbewahrungsfristen unserer Plattform

Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Dazu gehören die verschlüsselte Übertragung über TLS, die Beschränkung des Zugriffs auf die Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen, die Anmeldung am Kundenkonto ohne Passwort über einen Einmalcode sowie die Sichtbarkeit von Preisen und Bestellfunktionen ausschliesslich für geprüfte und freigeschaltete Geschäftskonten.

Bei der Übermittlung von Daten über das Internet besteht ein Restrisiko; ein absoluter Schutz ist nicht möglich.

11. Ihre Rechte

Nach dem Datenschutzgesetz stehen Ihnen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Vernichtung von Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kein überwiegendes Interesse entgegensteht
• Herausgabe oder Übertragung der Daten, die Sie uns bekannt gegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung sowie Verlangen, dass eine Bearbeitung unterbleibt

Richten Sie Ihr Anliegen an info@energycharge.ch. Zur Identifikation können wir zusätzliche Angaben verlangen. Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu melden.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Bearbeitung oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf shop.energycharge.ch veröffentlichte Fassung.

Fassung vom 2. August 2026